2016-11-21

フランクリン・プランナー(Franklin Planner)風システム手帳リフィルを自作してみた その3 2017年スケジュール&タスクリスト ダウンロート用エクセルファイル

2016-11-21
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(追記)2019年版を公開しました↓。


フランクリン・プランナー(Franklin Planner)風システム手帳リフィルを自作してみた その2からの続きです。

ということで、一年間実際に使いながら熟成させたフォーマットで2017年版53週分のウィークリースケジュールとタスクリストを作ってみました。
丁度昨年の今頃、誰かが作ったリフィルを拝借しようとネットを物色しておりましたが、なかなか適当なものが見つからず結局自分で作るに至ったという経緯があり、同じような指向の方もおられるかもと思われ、以下エクセルで公開させていただきます。

色や書体、平日の就業時間や休日設定のアミカケなどをお好きに修正してお使いいただければと。
フランクリン・プランナー風とか言ってますが、結局「風」なのは色だけかもしれませんw。
なお誤植の可能性も無いとも言い切れないので、ご利用に当たっては自己責任にてお願いします。





エクセルのシートを一括で印刷設定するには

ページレイアウトとしては、スケジュールが左ページでタスクリストが右ページの見開きを想定してますが、エクセル印刷時の余白設定↓でプリンターにあわせて調整したり、左右ページ逆にするなどの変更が可能です。

スケジュールは左ページなので右に余白を設けてます。

タスクリストは右ページなので左の余白を空けてます。
印刷用紙サイズはFPのコンパクトサイズ相当(通常のシステム手帳よりもやや幅広サイズ:108mm×172mm)を想定しており、オルジナルのエクセルファイルは我が家のプリンターに合わせて最適化してますが、お使いのPC環境でエクセルのページ設定もしくは印刷設定が変わってしまう可能性があります。
その場合、シートごとにページ設定もしくはプリンター設定が必要となる可能性もあり(正直何故にこんなに面倒な仕様なのか理解に苦しむ)、53週分これをやると発狂すると思われますので、コチラ↓の方のわかりやすいご説明を参考にしていただければと思います。

→EXCEL シート毎に印刷設定を直さねばならぬ件。


用紙は↓のホワイト・ブランクページを使います。


印刷を失敗しなければカレンダーとタスクで54枚を使用、残りの146枚はメモメージとして使えます。
1日見開き2ページのデイリーリフィルが約5,000円なので、かなりの節約になるかと思います。


スケジュールとタスクリストの使い方

フランクリン・プランナーのときもテキトーな使い方をしてたので、別にルールも何もないのですが、この1年間こんな使い方をしてました、という使用例です。

スケジュールについては極めてフツーの使い方ですが、タテ幅があるので隣接した予定やダブルブッキングwも書きやすくなってます。上部のカレンダーは人の予定を確認してメモするときなどに重宝します。
スケジュールの書き込み例

タスクリストは、オリジナルのデイリータスクリストにあったABCという優先順位をやめて、7つの習慣の「第3の習慣 緊急度ではなく重要度を優先する」の時間管理のマトリックス↓の4象限にプロットするようにしました。

緊急緊急ではない

第 I 領域

危機や災害、事故、病気
締め切り直前のタスク
クレームへの対応
自分がファシリテートする会議のとりまとめ

    第 II 領域

    ■人間関係作り
    予防行為
    最新再生(自分を磨くこと)
    準備や計画
    適度な息抜き





      第 III 領域

      無意味な電話やメールへの対応
      突然の来訪
      多くの会議
      無意味な接待や付き合い
      多くの報告書

        第 IV 領域

        暇つぶし
        長時間、必要以上の息抜き
        だらだらとした電話
        世間話
        その他無意味な活動

          結局今でもFP信者じゃんという話もありますが、そこは是々非々でよいものは使うということでw。
          自分もご多分に漏れず、日々の仕事はほとんどが第Ⅲ領域であります。
          第Ⅳ領域に至っては「やるな」というタスクですが、サラリーマン的には無いとは言い切れないのでムダな作業の可視化の意味で入れてます。
          ベルトクイズQ&Q(意味わかりますかねw)のように、ⅠとⅡは上から、ⅢとⅣは下から記入していき↓、下が多くなったら負けってことです。


          記入項目は↓のとおりで、「案件」はプロジェクトや得意先ごとに分類。
          いまさら凡例にスペースを割くのがもったいないので入れてませんが、チェックリスト部分の使い方は慣れ親しんだFPの方式に準拠。

          タスクリストの書き込み項目例と、FPの凡例(Legend)
          ただし、人に任せることを基本として項目を「Delegated」とし、オリジナルにはない依頼先の記入欄を作ってます。
          人に任せているけども一応ウォッチしないといけない案件や、自分でやってるけども得意先など相手にボールがあり待ち状態の案件などのステータス管理にも使ってます。



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