2016-11-07

フランクリン・プランナー(Franklin Planner)風システム手帳リフィルを自作してみた その2 オリジナルのFPデイリー・リフィルの問題点

2016-11-07
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フランクリン・プランナー(Franklin Planner)風システム手帳リフィルを自作してみた その1からの続きです。

前述のとおり、これまで使っていたのはコンパクトサイズ1日見開き2ページのデイリー・リフィル日本語版。


基本は↑ですが、年によってちょっとリッチにエグゼクティブ仕様の7つの習慣・デイリー・リフィル↓にしてみたり、


紙が薄くてたくさん綴じられるものにしてみたり、ケチって値段が安い英語版にしてみたりもしました。
これはこれで便利だったのですが、元々お高い上に経年で下記のような問題も発生しコスパ的にいかがなものかと懸念していたわけです。

オリジナルのフランクリン・プランナー デイリー・リフィルの問題点

問題点とかエラそうですが、あくまで自分が使うときに合わなかった部分の話です。
  • 重宝していたのは最近の手帳には少ない日毎のTo Doが書き込めるタスクリスト(物理的にページ数が増えすぎるのでシステム手帳以外は難しいと思いますが)でしたが、若い頃ならまだしもオッサンになってからも日々細かい作業を追っかけてる場合か!もっとやることがあんだろ!という手帳以前の問題。
  • といいながらも、やるべきタスクがその日のうちに完了せず、ほとんどが「→」=先送り状態で、連日前の日のタスクを書き写すのが面倒且つ虚しくなる問題。
  • タスクの重要度(ABC)が、「7つの習慣」の教えである4象限の重要度と紛らわしくて個人的にキモチ悪い問題。
  • スケジュールはグループ共有のため職場で採用しているアウトルックにも入力しており、昔と比べて手帳でのデイリースケジュール管理の重要度が減ってきた問題。
  • オッサンなので土日の予定がなく、週に4ページが無駄になる問題。
  • 付属の見開きマンスリースケジュールページと併用しているが、同期が面倒であとづけで書き写してたりするのが意味不明な問題。
まあ自分だけでなく、世の中の人全般こんな感じだと信じたいですw。
んで、これらの問題を解決するための自作リフィールですが、3ヶ月くらいは使ってみないと良し悪しの判断もつかないと思われ、まずは2016年1月~3月までは↓をエクセルで作って運用してみました。

デイリーをやめてウイークリーに。下の方になると時間がわからないので時間のバーを木曜日の上に。
フォント(書体)は、IKEA日本上陸の頃の会報誌に登場した外人のご家族の手づくりカレンダーのイメージが強く残っており、その秀逸なセンスに影響されております。



タスクもウィークリー単位としてあまりにも細かい作業の管理はやめよう(人に任せよう)と決意。
重要度(ABC)と優先度(123)を分けて記入できるようにオリジナルにない優先度の欄を増やしてます。
カレンダーにメモすることが多いので3ヶ月分を毎週のスケジュールの上に、タスクの上にも2ヶ月分を載せましたが、作る上ではこれが異常に面倒くさい、且つ必ずどこかに誤植がある。
売り物のカレンダーで間違いがあったら致命的ですが、個人使用なので大目に見ることにします。
スケジュールとタスクは見開きではなく、いずれもシステム手帳で書きやすい右ページに配置し、左ページは白紙のメモページに。
つまり週あたり2見開きの4ページということにしました。
システム手帳の左ページが書きにくいというのは、使っている方はおわかりと思いますが、右手で書く場合、ノド部分のバインダーの金具が干渉するためですね。
かつてはダンドリくんの教えに従い、↓のように上下を逆さまにして書き込んでました。


また、フォントについては好みの問題が大きいと思いますが、↓のようなカチッとしたものも作ってみた上で↑を選択。

これだとフツーだし、ビジネスライクすぎてつまらないと思われ却下。
で、光陰矢の如し。あっという間に3ヶ月が経過しました。


さらに改良を加え、自分仕様のリフィルが完成

使ってみて不安が増大したのが、これまで日々細かい作業レベルで書き込んでいたデイリータスク。
日毎の細かいタスク管理をスパッとやめたところ、案件としては完了するまで消えないため、ますます「→」=先送りが増えストレス倍増。
またスケジュールは時間が目ズレして非常にわかりづらいという初歩的な欠陥が早期に発覚。
ということで4月時点で改良したのが↓です。

目ズレを防ぐため時間表示を日毎に入れました。

案件の作業プロセスの進捗を記載できるよう、日毎の記入欄を上下2段に分けてみました。
これでさらに3ヶ月使ってみたところ、スケジュールは時間の区切りが直感的にわかりづらい。
またタスクについては、そもそもこの方式では「タスクの重要度が『7つの習慣』の教えである4象限の重要度と紛らわしくて個人的にキモチ悪い問題」が解決されない。
ということで7月時点で再改良したのが↓です。

時間のバーの色を変えて目立つようにし、1時間がどこからどこまでかをわかりやすくするため、区切りの罫線を入れました。

重要度のABCをやめて、タスクが4象限のどこに属するのかをプロットできるようにしました。
7月からはスケジュールページを左ページに、タスクを右ページに配して、週あたりを見開き2ページに変更しました。
ウィークリーのメモページは書き込みすぎるとマズイという遠慮がでて結局使わないということがわかったためです。
これでさらに3ヶ月使ってみたところ、スケジュールはこれでほぼ問題はないのでこれを完成形とします。
タスクは、ありがちですがⅢ象限(重要度:低、緊急度:高)が多くなって溢れてしまうのでⅠとⅢの区切りをなくして、9月時点では↓のようにさらに改良。

運用上はⅢ象限とⅣ象限は下から記入していきます。
現状これで運用中ですが、ほぼ問題はないのでタスクもこれで完成。

ということで、2017年はこのカタチで運用することにしました。
次回は来年版のスケジュール&タスクリフィルを1年分公開します。


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2 コメント:

  1. いやー別の捜し物で訪れたこちらで、こんなに読み込むとは。
    面白く参考になる点が多い記事ですね。
    きっちりと参考にします。
    自分もリフィルは自作でもう10年ほどになります。
    個人事業でデザイン系をやるのでイラレやフォトショ系でガリガリ作っています。
    また寄らせてもらいます。
    失礼しました。

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    返信
    1. コメントありがとうございます。
      参考になっていれば何よりです。
      イラストレーターが使えるとは羨ましいですね。
      自分は金も技術もないのでなんでもかんでもパワポですw。
      DIY系の記事がわりと多いのでお手すきでまたいらしてください。

      削除

 
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