【ダウンロード】フランクリン・プランナー風システム手帳リフィルをエクセルで自作してみた

2016年10月4日火曜日

フランクリン・プランナー

t f B! P L

「7つの習慣」フランクリンプランナーが万人に使いこなせない理由

年末に向けた重要タスクといえば年賀状。
最近は子供も大きくなり、↓のような凝った年賀状を作る必要もなくなりました。

➡ 超リアル合成写真をつかって年賀状を作る

➡ 閉鎖されたはずのMy Avatar Editor(マイアバターエディター)でWiiのMii風年賀状を作る裏ワザ

人気のビジネス手帳 4選

んで、もう一つのタスクが来年の手帳の調達。
スケジュール管理が電子化されても依然ビジネスにおいては手帳は必須アイテムであり、毎年どこそこの手帳が人気などという特集記事があらゆるメディアで組まれています。
常にランキング上位に顔を出す手帳はだいたいこの辺り↓でしょうか?

ジブン手帳

ほぼ日手帳

モレスキン

能率手帳 NOLTY 

システム手帳はマイノリティ?

自分に関しては、学生時代に読んだ漫画「ダンドリくん」の影響を受けて以来、30年間システム手帳一筋。


まさに30年間人間として進歩がなく融通が利かないことを象徴しているかのようですが、気がつくと自分の周りではシステム手帳を使っている人はめっきりすくなくなり、今時システム手帳?的なマイノリティになってしまいました。。。

ダンドリくんの時代は手帳にこだわる人も少なく、誰もが年末に会社から配布されるお年賀みたいな手帳を平然と使っていたものですが、今や手帳も百花繚乱。
デザインも中身もいろいろで、皆さんそれぞれの理屈で好みの手帳を選んでいるものと思われますが、言うてしまえば結局は使う人次第。
そのブランドを使うことで、いきなり仕事ができるようになる手帳なんてのは世の中に存在しないわけであります。

手帳に対する考え方が変わるフランクリン・プランナー

しかしながら、一瞬でもそんな夢気分にさせられる手帳が、雷先生ベンジャミン・フランクリンを由来とし、神書籍「7つの習慣」↓でも有名なフランクリン・コヴィー社のフランクリン・プランナー(以下FP)なのであります。


あまりにも有名なビジネス書。読んで損なし。

自分がFPを使い始めたのは10数年前からで、きっかけは↓の本。

バイブル商法wとも言えますが、妙に納得感あり見事に騙されましたw。


元々はシステム手帳のバインダーを探していてFPを見つけたのですが、この本でFPは単なるスケジュールやタスク管理のための手帳ではないと刷り込まれ、この手帳は他とは違う!これにしくはない!と以来FP信者となったわけです。

リフィルは主にスケジュール&タスク管理用に1日分が2ページ見開きになっているデイリー・リフィル↓を使い続けておりましたが、FPを利用されている方はご存知の通り、この手帳の真価は理想の自分を手に入れるための目標設定や自己研鑽を推進させることにあり、そのサポートのためのセミナーもあったりして、要は意識高い系の典型ツールなのであります。


故にFPを使っていると、FPがいうところの「数世代前の手帳の使い方をしている人達」と自分はちょっと違いますから、みたいな妙な勘違いをしてしまうのですが(自分だけかもw)、実はこのツール、相当志が高いご立派な御仁でないと正しい使い方はできないような気がします。

7つの習慣よりもダンドリくん

考えてみると会社で書かされるMBO(目標管理)シートですら面倒でやりたくないというのに、あらたまって人生の目標や自分の葬式で言われたいことを自らの手帳に書くみたいなこっぱずかしいことするか?という話で、結果FPを利用した10数年の間、自己啓発的な使い方は一度も実行されぬまま、ひたすら日々のタスク管理だけに終始していたわけです。

結局自分はそこまで人間が高尚にできていないということに10数年たって気づいたわけで、とたんに毎年FPに貢いでいる高いリフィル代も惜しくなったのが昨年の暮れのことであります。

そして30年前に回帰してあらためてダンドリくんを読むと↓


売ってるリフィルは全然ムダ!自分で作るのが一番、と仰せ。
7つの習慣から30年前の漫画に激しく逆行しているようですがそこは気にせずw。

ということで、今年は自分専用のリフィルを実際に仕事で使いながら1年かけて改良を重ねて自作してみました。

これも漫画かよ、ですが。字を読みたくない方にw。


kindle unlimitedの対象書籍です。ラッキー!

フランクリン・プランナー デイリー・リフィル

前述のとおり、これまで使っていたのはコンパクトサイズ1日見開き2ページのデイリー・リフィル日本語版。


基本は↑ですが、年によってちょっとリッチにエグゼクティブ仕様の7つの習慣・デイリー・リフィル↓にしてみたり、


紙が薄くてたくさん綴じられるものにしてみたり、ケチって値段が安い英語版にしてみたりもしました。
これはこれで便利だったのですが、元々お高い上に経年で下記のような問題も発生しコスパ的にいかがなものかと懸念していたわけです。

オリジナルのフランクリン・プランナー デイリー・リフィルの問題点

問題点とかエラそうですが、あくまで自分が使うときに合わなかった部分の話です。
  • 重宝していたのは最近の手帳には少ない日毎のTo Doが書き込めるタスクリスト(物理的にページ数が増えすぎるのでシステム手帳以外は難しいと思いますが)でしたが、若い頃ならまだしもオッサンになってからも日々細かい作業を追っかけてる場合か!もっとやることがあんだろ!という手帳以前の問題。
  • といいながらも、やるべきタスクがその日のうちに完了せず、ほとんどが「→」=先送り状態で、連日前の日のタスクを書き写すのが面倒且つ虚しくなる問題。
  • タスクの重要度(ABC)が、「7つの習慣」の教えである4象限の重要度と紛らわしくて個人的にキモチ悪い問題。
  • スケジュールはグループ共有のため職場で採用しているアウトルックにも入力しており、昔と比べて手帳でのデイリースケジュール管理の重要度が減ってきた問題。
  • オッサンなので土日の予定がなく、週に4ページが無駄になる問題。
  • 付属の見開きマンスリースケジュールページと併用しているが、同期が面倒であとづけで書き写してたりするのが意味不明な問題。
まあ自分だけでなく、世の中の人全般こんな感じだと信じたいですw。

システム手帳リフィルをエクセルで自作・使用・改良

んで、これらの問題を解決するための自作リフィールですが、3ヶ月くらいは使ってみないと良し悪しの判断もつかないと思われ、まずは2016年1月~3月までは↓をエクセルで作って運用してみました。

デイリーをやめてウイークリーに。下の方になると時間がわからないので時間のバーを木曜日の上に。
フォント(書体)は、IKEA日本上陸の頃の会報誌に登場した外人のご家族の手づくりカレンダーのイメージが強く残っており、その秀逸なセンスに影響されております。


タスクもウィークリー単位としてあまりにも細かい作業の管理はやめよう(人に任せよう)と決意。
重要度(ABC)と優先度(123)を分けて記入できるようにオリジナルにない優先度の欄を増やしてます。
カレンダーにメモすることが多いので3ヶ月分を毎週のスケジュールの上に、タスクの上にも2ヶ月分を載せましたが、作る上ではこれが異常に面倒くさい、且つ必ずどこかに誤植がある。
売り物のカレンダーで間違いがあったら致命的ですが、個人使用なので大目に見ることにします。
スケジュールとタスクは見開きではなく、いずれもシステム手帳で書きやすい右ページに配置し、左ページは白紙のメモページに。
つまり週あたり2見開きの4ページということにしました。
システム手帳の左ページが書きにくいというのは、使っている方はおわかりと思いますが、右手で書く場合、ノド部分のバインダーの金具が干渉するためですね。
かつてはダンドリくんの教えに従い、↓のように上下を逆さまにして書き込んでました。


また、フォントについては好みの問題が大きいと思いますが、↓のようなカチッとしたものも作ってみた上で↑を選択。

これだとフツーだし、ビジネスライクすぎてつまらないと思われ却下。
で、光陰矢の如し。あっという間に3ヶ月が経過しました。

3ヶ月経過後の改良ポイント

使ってみて不安が増大したのが、これまで日々細かい作業レベルで書き込んでいたデイリータスク。
日毎の細かいタスク管理をスパッとやめたところ、案件としては完了するまで消えないため、ますます「→」=先送りが増えストレス倍増。
またスケジュールは時間が目ズレして非常にわかりづらいという初歩的な欠陥が早期に発覚。
ということで4月時点で改良したのが↓です。

目ズレを防ぐため時間表示を日毎に入れました。

案件の作業プロセスの進捗を記載できるよう、日毎の記入欄を上下2段に分けてみました。
これでさらに3ヶ月使ってみたところ、スケジュールは時間の区切りが直感的にわかりづらい。
またタスクについては、そもそもこの方式では「タスクの重要度が『7つの習慣』の教えである4象限の重要度と紛らわしくて個人的にキモチ悪い問題」が解決されない。

さらに3ヶ月後、再び改良を加えて完成に

ということで7月時点で再改良したのが↓です。

時間のバーの色を変えて目立つようにし、1時間がどこからどこまでかをわかりやすくするため、区切りの罫線を入れました。

重要度のABCをやめて、タスクが4象限のどこに属するのかをプロットできるようにしました。
7月からはスケジュールページを左ページに、タスクを右ページに配して、週あたりを見開き2ページに変更しました。
ウィークリーのメモページは書き込みすぎるとマズイという遠慮がでて結局使わないということがわかったためです。
これでさらに3ヶ月使ってみたところ、スケジュールはこれでほぼ問題はないのでこれを完成形とします。
タスクは、ありがちですがⅢ象限(重要度:低、緊急度:高)が多くなって溢れてしまうのでⅠとⅢの区切りをなくして、9月時点では↓のようにさらに改良。

運用上はⅢ象限とⅣ象限は下から記入していきます。
現状これで運用中ですが、ほぼ問題はないのでタスクもこれで完成。

ということで、2017年はこのカタチで運用することにしました。
いよいよ来年版のスケジュール&タスクリフィルを1年分公開します。

2017年スケジュール&タスクリスト ダウンロート用エクセルファイル

ということで、一年間実際に使いながら熟成させたフォーマットで2017年版53週分のウィークリースケジュールとタスクリストを作ってみました。
丁度昨年の今頃、誰かが作ったリフィルを拝借しようとネットを物色しておりましたが、なかなか適当なものが見つからず結局自分で作るに至ったという経緯があり、同じような指向の方もおられるかもと思われ、以下エクセルで公開させていただきます。

色や書体、平日の就業時間や休日設定のアミカケなどをお好きに修正してお使いいただければと。
フランクリン・プランナー風とか言ってますが、結局「風」なのは色だけかもしれませんw。
なお誤植の可能性も無いとも言い切れないので、ご利用に当たっては自己責任にてお願いします。




エクセルのシートを一括で印刷設定するには

ページレイアウトとしては、スケジュールが左ページでタスクリストが右ページの見開きを想定してますが、エクセル印刷時の余白設定↓でプリンターにあわせて調整したり、左右ページ逆にするなどの変更が可能です。

スケジュールは左ページなので右に余白を設けてます。

タスクリストは右ページなので左の余白を空けてます。
印刷用紙サイズはFPのコンパクトサイズ相当(通常のシステム手帳よりもやや幅広サイズ:108mm×172mm)を想定しており、オルジナルのエクセルファイルは我が家のプリンターに合わせて最適化してますが、お使いのPC環境でエクセルのページ設定もしくは印刷設定が変わってしまう可能性があります。
その場合、シートごとにページ設定もしくはプリンター設定が必要となる可能性もあり(正直何故にこんなに面倒な仕様なのか理解に苦しむ)、53週分これをやると発狂すると思われますので、コチラ↓の方のわかりやすいご説明を参考にしていただければと思います。

→EXCEL シート毎に印刷設定を直さねばならぬ件。


用紙は↓のホワイト・ブランクページを使います。


印刷を失敗しなければカレンダーとタスクで54枚を使用、残りの146枚はメモメージとして使えます。
1日見開き2ページのデイリーリフィルが約5,000円なので、かなりの節約になるかと思います。

スケジュールの使い方

フランクリン・プランナーのときもテキトーな使い方をしてたので、別にルールも何もないのですが、この1年間こんな使い方をしてました、という使用例です。

スケジュールについては極めてフツーの使い方ですが、タテ幅があるので隣接した予定やダブルブッキングwも書きやすくなってます。上部のカレンダーは人の予定を確認してメモするときなどに重宝します。
スケジュールの書き込み例

タスクリストの使い方

タスクリストは、オリジナルのデイリータスクリストにあったABCという優先順位をやめて、7つの習慣の「第3の習慣 緊急度ではなく重要度を優先する」の時間管理のマトリックス↓の4象限にプロットするようにしました。

緊急 緊急ではない

第 I 領域 
危機や災害、事故、病気
締め切り直前のタスク
クレームへの対応
自分がファシリテートする会議のとりまとめ
    第 II 領域 
    ■人間関係作り
    予防行為
    最新再生(自分を磨くこと)
    準備や計画
    適度な息抜き





      第 III 領域 
      無意味な電話やメールへの対応
      突然の来訪
      多くの会議
      無意味な接待や付き合い
      多くの報告書
        第 IV 領域 
        暇つぶし
        長時間、必要以上の息抜き
        だらだらとした電話
        世間話
        その他無意味な活動

          結局今でもFP信者じゃんという話もありますが、そこは是々非々でよいものは使うということでw。
          自分もご多分に漏れず、日々の仕事はほとんどが第Ⅲ領域であります。
          第Ⅳ領域に至っては「やるな」というタスクですが、サラリーマン的には無いとは言い切れないのでムダな作業の可視化の意味で入れてます。
          ベルトクイズQ&Q(意味わかりますかねw)のように、ⅠとⅡは上から、ⅢとⅣは下から記入していき↓、下が多くなったら負けってことです。


          記入項目は↓のとおりで、「案件」はプロジェクトや得意先ごとに分類。
          いまさら凡例にスペースを割くのがもったいないので入れてませんが、チェックリスト部分の使い方は慣れ親しんだFPの方式に準拠。

          タスクリストの書き込み項目例と、FPの凡例(Legend)
          ただし、人に任せることを基本として項目を「Delegated」とし、オリジナルにはない依頼先の記入欄を作ってます。
          人に任せているけども一応ウォッチしないといけない案件や、自分でやってるけども得意先など相手にボールがあり待ち状態の案件などのステータス管理にも使ってます。

          2020年スケジュール&タスクリスト ダウンロート用エクセルファイル

          (追記)2020年版を公開しました↓。


          フランクリンプランナーのリフィル代が高いので、コピー用紙からブランクページを簡単に作る方法を考えてみたっていう話↓です。
          これまで使っていたFP純正のバインダーが古くなったので、オリジナルデザインのバインダーをレザークラフトで自作してみたっていう話↓です。

          当ブログのリフィルをご利用いただいている方の声↓もご参考まで。

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